Con el análisis del trámite, la institución pretende minimizar la información requerida a los administrados, agrupar actividades similares realizadas por los servidores públicos, reducir u optimizar las instancias de toma de decisiones de los niveles jerárquicos altos, buscar procesos flexibles y adaptables a diferentes circunstancias y minimizar las instancias de control o verificación mediante la detección oportuna de riesgos y errores.

Esto permitirá optimizar el desempeño de los servicios de los que se desprenden los trámites, en base a una revisión sistemática de los costos en recursos humanos, tecnológicos y financieros para dar respuesta a los trámites administrativos en el menor tiempo posible y al menor costo para el administrado, manteniendo un estándar de calidad de los servicios.

Para esto se formularán procedimientos, formatos y de más instrumentos de gestión de calidad y de ser posible, considerando siempre la particularidad y complejidad del trámite, se desarrollarán e implementarán de sistemas informáticos que permitan el ingreso del trámite en línea y que, los procesos que sean necesarios para la atención del trámite, sean en su mayoría realizados electrónicamente.

En este sentido se desarrollará los instrumentos técnicos mencionado en la "norma técnica para la mejora continua e innovación de procesos y servicios", como son:

• ficha de caracterización
• diagrama de flujo ASIS y TOBE
• manual de procedimiento
• análisis de valor agregado
• análisis y diagnóstico de los posibles problemas que presenta el proceso
• análisis comparativo de la situación ASIS vs situación TOBE
• informe de resultados.

Además y dependiendo de la demanda del proceso, se desarrollarán los siguientes instrumentos:

• matriz de comparación situación ASIS vs situación TOBE, para el proceso y servicio
• reporte de indicadores
• análisis de la característica de calidad
• análisis de la variabilidad de la característica de calidad

Con los resultados del análisis estadístico, se podrá evidenciar si el proceso se encuentra controlado, de no ser el caso, se procederá con el análisis de las causas generales y particulares con el fin de implementar un plan que permita tener un proceso controlado.