Servicio orientado a realizar el acompañamiento técnico y validación de las herramientas metodológicas como son el Cuadro General de Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación Documental, las mismas que deberán venir aprobadas por el Director/a de Gestión Documental y Archivo, o quien haga de sus veces, una vez que las entidades públicas (cada 2 años) concluyan con los procesos de organización, clasificación, expurgo, foliación e inventario.
Instituciones pertenecientes a la Administración Pública Central incluida la Banca Pública, Empresas Públicas y las Máximas Autoridades de las Funciones Legislativa; Judicial; de Transparencia y Control Social; Electoral; y, los Gobiernos Autónomos Descentralizados.
Dirigido a: Persona Jurídica - Pública.
Oficio de respuesta
Informe de revisión o validación de herramientas de archivo
1. Solicitud de validación de herramientas enviada a través del enlace https://sigpre.presidencia.gob.ec/validacion_herramientas/formulario, o del sistema de gestión documental QUIPUX o el email gdocumental@presidencia.gob.ec. (ANEXO 2) abajo.
2. Herramientas metodológicas de archivo (cuadro general de clasificación documental y tabla de plazos de conservación documental) aprobadas por el Director de Gestión Documental y Archivo institucional, o quien haga de sus veces, con sus respectivas actas de aprobación.
1. Los formatos de cuadro general de clasificación documental y tabla de plazos de conservación documental serán los determinados en los artículo 28 y 46 de la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de Archivos Públicos.
1. La entidad debe enviar la solicitud mediante el enlace https://sigpre.presidencia.gob.ec/validacion_herramientas/formulario, el sistema de gestión documental Quipux, en caso que la institución no cuente con el sistema se debe realizar el ingreso a través de la ventanilla virtual de la Presidencia de la República, gdocumental@presidencia.gob.ec. Adjuntando cuadro general de clasificación documental y tabla te plazos de conservación documental aprobadas por la entidad.
2. La Dirección de Archivo de la Administración Pública recibe la solicitud.
3. La Dirección de Archivo de la Administración Pública revisa técnicamente el cuadro general de clasificación documental y tabla te plazos de conservación documental.
4. Se realiza el informe de revisión o validación de las herramientas de archivo (Cuadro general de clasificación documental y tabla te plazos de conservación documental).
5. Se envía el informe a la entidad solicitante.
Canales de atención: Correo electrónico, Sistema de Gestión Documental Quipux (www.gestiondocumental.gob.ec).
El trámite no tiene costo
Dirección de Archivo de la Administración Pública
Av. Teniente Gonzalo Gallo y Av. La Prensa.
Ref: Detrás de la Unidad Educativa FAE Nro 1.
Lunes a viernes de 08h30 am a 17h00 pm.
Contacto: Liliana Ortiz
Email: archivointermedio@presidencia.gob.ec
Teléfono: (593) 23827000 ext: 7004
Validar los requisitos para las bajas documentales y transferencias secundarias establecidos en
la Regla Técnica
Art. 28.- En este artículo se define la importancia y formato del Cuadro General de Clasificación Documental.
Art. 29.- Se identifica la unidad responsable, así como la metodología para ser aplicada en la elaboración del Cuadro General de Clasificación Documental
Art. 46.- Se estipula la conformación de la Tabla de Plazos Documental, metodología de levantamiento y aplicación.
Disposición General Segunda.- Se indica a la Dirección de Archivo de la Administración Pública como ente rector y encargado de acompañar, realizar seguimiento y evaluación sobre la aplicación y cumplimiento de la aplicación de la herramientas metodológicas.
Disposición Transitoria Segunda.- Se define la obligatoriedad de la implementación del Cuadro General de Clasificación Documental y la Tabla de Plazos Documental a todas las instituciones del ámbito de la aplicación de la normativa
| # | Año-Mes | Volumen de Quejas | Volumen de Atenciones |
|---|---|---|---|
| 1 | 2024-01 | 0 | 5 |
| 2 | 2024-02 | 0 | 2 |
| 3 | 2024-03 | 0 | 3 |
| 4 | 2024-04 | 0 | 6 |
| 5 | 2023-01 | 0 | 2 |
| 6 | 2023-02 | 0 | 2 |
| 7 | 2023-03 | 0 | 8 |
| 8 | 2023-04 | 0 | 4 |
| 9 | 2023-05 | 0 | 2 |
| 10 | 2023-06 | 0 | 6 |
| 11 | 2023-07 | 0 | 3 |
| 12 | 2023-08 | 0 | 1 |
| 13 | 2023-09 | 0 | 1 |
| 14 | 2023-10 | 0 | 1 |
| 15 | 2023-11 | 0 | 5 |
| 16 | 2023-12 | 0 | 3 |
| 17 | 2022-01 | 0 | 3 |
| 18 | 2022-02 | 0 | 1 |
| 19 | 2022-03 | 0 | 1 |
| 20 | 2022-04 | 0 | 1 |
| 21 | 2022-05 | 0 | 8 |
| 22 | 2022-06 | 0 | 1 |
| 23 | 2022-07 | 0 | 3 |
| 24 | 2022-08 | 0 | 4 |
| 25 | 2022-09 | 0 | 0 |
| 26 | 2022-10 | 0 | 4 |
| 27 | 2022-11 | 0 | 4 |
| 28 | 2022-12 | 0 | 2 |
Fecha de última actualización: 2024/01/09