Los usuarios internos o externos realizan la solicitud escrita de certificación de documentos dirigida a la Secretaría General.
• La Secretaría General solicita los documentos a expedirse en copias certificadas a la unidad productora correspondiente, los cuales deben ser proporcionados en original y con las respectivas copias para la certificación. La unidad productora remite el expediente original sujeto a certificación, debidamente foliado.
• La Secretaría General coteja los documentos del expediente original con las copias simples proporcionadas y verifica que concuerdan exactamente con los documentos de origen, de encontrarse inconsistencias se solicita a la unidad productora su saneamiento, solventado el mismo, se continúa con la certificación.
• La Secretaría General tras el cotejo de documentos acreditará qué documento es fiel copia del documento original y cuál es compulsa, es decir la copia certificada de la copia certificada, las cuales llevan un sello de identificación. Las fojas simples, si bien forman parte del expediente y le dan sentido y estructura, no se certifican.
• La foliación de los documentos certificados se realiza en el anverso de cada hoja, en el ángulo superior derecho, con números progresivos. Las fojas que no contengan texto en el reverso se marcan con la leyenda "espacio en blanco".
• La razón de la certificación se imprime en la parte posterior de la última hoja, de no ser posible la impresión en estos términos, se anexará una hoja que no se foliará. En la razón se detalla el número de copias igual a la original y el número de compulsas, la fecha de expedición, y lleva la firma del titular de la Secretaría General.
• Cuando proceda la certificación de documentación que se almacena en los distintos sistemas informáticos del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal del Cantón Mejía, la razón de certificación indicará claramente la procedencia del sistema.
• Para la certificación de un expediente digital se verifica que los documentos que lo constituyen estén completos. La razón de la certificación en PDF se anexará al expediente y no se foliará.
• La entrega de las copias certificadas será únicamente al interesado o representante acreditado.
• Una vez finalizado el proceso de certificación la Secretaría General devuelve el expediente a la unidad productora en los mismos términos que lo recibió.